Fundamentem rozwoju firmy są klienci. Prowadząc małą firmę konieczne jest budowanie relacji klienta z przedsiębiorstwem i dążenie nie tylko do zainteresowania konsumentów ofertą firmy, ale także do stałego z niej korzystania. Na relację firma-klient ogromny wpływ ma przede wszystkim sposób komunikacji oraz metody wewnętrznego zarządzania. Może wydawać się to nieoczywistym, ale taka jest prawda. Budowanie silnej relacji z klientem oraz dążenie do wytworzenia w konsumentach lojalności wobec marki wspierają systemy CRM. Zadania CRM skupiają się w okół realizacji założeń filozofii CRM dążącej właśnie do tworzenia trwałych więzi oraz usprawnienia wszystkich procesów zachodzących w firmie. Obecnie tworzone są coraz to nowe systemy CRM, a producenci starają się dostarczyć jeszcze bardziej funkcjonalnych rozwiązań. Jak wybrać właściwy system CRM dla małej firmy? Praktyczne porady poniżej.
Sytuacje, które oznaczają, że czas wdrożyć CRM
Rozwój firmy może powodować wiele sytuacji, które generować będą problemy zarządcze, a co za tym idzie firma, poprzez powstałe komplikacje, może zacząć tracić klientów. Czasem są to niby nic nieznaczące kwestie komunikacyjne, jednakże efekty mogą być dramatyczne. Przykładem sytuacji, w której warto jak najszybciej zdecydować się na wdrożenie systemu CRM są sytuacje niepanowania nad kontaktem z klientami. Uważać trzeba również na moment, kiedy zacznie tracić się kontrolę nad sprzedażą. Zwłoki w wysyłce, niedopatrzenia – to wszystko wpływa na relację z konsumentami. Firmy często bagatelizują kapitał, jaki zyskują przez pojedynczego klienta – niewykorzystywanie tych możliwości to wyraźny sygnał do zmian.
Często ponoszone porażki sprzedażowe bez znajomości ich przyczyny, pomimo, że oferowane produkty są na najwyższym poziomie, to kolejny znak. Istotna jest także harmonia w zespole. Gdy zaczynają się problemy z rozliczaniem efektów pracy swojego personelu konieczne jest podjęcie działań. Te kilka przykładów wyraźnie wskazuje na pojawiające się kłopoty z komunikacją i zarządzaniem. Odpowiedzią na powyższe sytuacje jest system CRM, którego wdrożenie dokona prawdziwej rewolucji w firmie i umożliwi jej szybki rozwój oraz pozbycie się trudności.
W jaki sposób CRM może ułatwić prowadzenie biznesu?
Prowadzenie biznesu to zespół procesów, których usprawnienie zwiększa wydajność w firmie. Przede wszystkim istotne w zarządzaniu są dane na temat klienta. Rozwiązania CRM mają na celu zarządzanie relacjami firmy z klientami, do czego kluczem są informacje zgromadzone na temat konsumentów oferty przedsiębiorstwa. Dobrze skonstruowana baza danych, w której informacje są na bieżąco aktualizowane, to najcenniejsze źródło wiedzy umożliwiające analizę klienta oraz jego potrzeb, a co za tym idzie, trafne dostosowanie oferty pod daną osobę.
Program CRM klasyfikuje klientów i umożliwia skupienie się na tych, którzy generują najlepsze zyski. Dzięki CRM usprawniona zostaje komunikacja z klientem. Umożliwiają to różne funkcje systemu CRM, to jest obsługa biura obsługi klienta, mailingu, systemów pomocowych dla klienta itp. Te udogodnienia umacniają relację z konsumentami. Co więcej, system wpływa również na dobrą komunikację wewnątrz firmy.
CRM to program do zarządzania firmą usprawniający organizację pracy. System dostarcza takich narzędzi, jak listy zdań, terminarze, moduły systematyzujące zlecenia, funkcje przypominające oraz wiele innych. Wdrożenie rozwiązań CRM umożliwia doskonałe zarządzanie czasem pracy oraz różnego rodzaju procesami, w tym sprzedażą czy kampaniami marketingowymi. To jednak nie wszystko, gdy system służy także cennym analizom efektywność prowadzonych działań i dostarcza niezwykle istotne dane, które w wykorzystywane są w przyszłości do jeszcze bardziej skutecznego prowadzenia przedsiębiorstwa.
System CRM wspiera przebieg i obsługę wszystkich procesów sprzedażowych, od przyjęcia zamówienia, po jego płynną realizację. Każde działanie jest kontrolowane, a pozyskiwane dane na temat procesów gromadzone, przypisywane do danej kategorii i przechowywane w bazie danych. Dużym wsparciem w sprzedaży jest obsługa plików transakcyjnych oraz fakturowanie, które wspierane jest także przez system. Program CRM dla małych firm to bardzo duża pomoc w prowadzeniu biznesu.
Wybór systemy CRM
Decyzja o wdrożeniu systemu CRM jest zawsze bardzo dobra, jednakże istotny jest wybór odpowiednich rozwiązań oraz dopasowanie ich do specyfiki danego przedsiębiorstwa. Kluczowym zatem jest analiza potrzeb firmy oraz postępowanie według kliku istotnych aspektów:
-
Określ przeznaczenie systemu
Rozwiązania CRM muszą być precyzyjnie dopasowane do potrzeb firmy, w której zostaną wdrożone. Istotne jest wiec określenie oczekiwań odnośnie systemu, ale także osób zarządzających oraz użytkowników oprogramowania. Ważne jest także określenie budżetu na wdrożenie CRM. Firmy dostarczające system prowadzą profesjonalne analizy i dopasowują rozwiązania idealnie zaprojektowane do potrzeb przedsiębiorstwa.
-
Wybierz funkcję dostosowane do Twoich potrzeb
Analiza przedwdrożeniowa dostarcza dostawcy szczegółowych danych, dzięki czemu może on zaproponować odpowiednie moduły i funkcjonalności systemu dedykowane firmie. Ważne jest, by wybrane rozwiązania stale analizować, kontrolować oraz posiadać dostęp do aktualizacji systemowych.
Systemy CRM umożliwiają wybór odpowiednich modułów zapewniających różnorodne funkcje. Podstawowym modułem jest zarządzanie danymi na temat klientów oraz historia relacji z klientem. Dane gromadzone poprzez te dwa moduły są kluczowe w budowaniu relacji z klientem. Kolejne moduły umożliwiają perfekcyjną koordynację pracy w firmie, usprawniają obieg dokumentów oraz tworzą cenne analizy oraz raporty. Niezwykle ważne są moduły obsługujące pocztę elektroniczną, co wpływa na usprawnienie komunikacji.
Rozwiązania CRM mogą być w pełni dostosowywane do potrzeb użytkowników, dzięki modułowi personalizującemu oprogramowanie.
Kolejne moduły systemu CRM pozwalają na zarządzanie planami przedsiębiorstwa, tworzą zaprojektowane pod klienta oferty oraz obsługują nawet najbardziej zaawansowane zamówienia. CRM można zintegrować z różnymi aplikacjami i programami, co jeszcze bardziej zwiększa możliwości pracy i obsługi klienta. Przykładem jest integracja z programem fakturującym. Oprogramowanie CRM wspiera i usprawnia realizację projektów oraz pełną obsługę zasobów firmy wraz z zarządzaniem towarami. Gromadzone dane mogą być zintegrowane również z centralą telefoniczną, co jeszcze lepiej usprawnia kontakt z klientem i buduje dobre relacje.
-
Intuicyjna i prosta obsługa
Wybór modułów i funkcjonalności systemu musi iść w parze z prostotą obsługi. Skomplikowane systemy zamiast pomóc w pracy, mogą ją utrudniać. Intuicyjna nawigacja oraz obsługa systemu CRM to podstawa. Wdrożenie systemu musi odbywać się sprawnie, a skomplikowanie jego używania tylko wydłuży proces oraz może nawet zniechęcić pracowników do korzystania z rozwiązań CRM. Sekretem dobrego CRM jest prostota i intuicyjność używania.
-
Łatwy dostęp do historii klienta
Prostota obsługi musi zapewniać łatwy dostęp do ważnych informacji na temat klienta, w tym do historii transakcji. Zarządzanie danymi to podstawa dobrego CRM. Dostęp do informacji może być przydzielany przez zarządców system, co oznacza, że pracownicy na danym stanowisku będą mogli korzystać tylko z tych danych, które rzeczywiście potrzebne są im do realizacji wyznaczonych zadań.
-
Dostępność systemu na wielu urządzeniach
Przy wyborze systemu bardzo ważne są moduły umożliwiające dostęp do zasobów CRM z urządzeń mobilnych. Umożliwienie pracy zdalnej w trybie online i offline (z pozycji przeglądarki przez komputer przenośny – laptop, netbook) oraz dostęp do oprogramowania z pozycji smartfona, co umożliwia aplikacja CRM, daje nieograniczone możliwości i pozawala na wykonywanie skomplikowanych zadań z każdego miejsca na świecie.
Bądź krok przed konkurencją. Umiejętna analiza
Kluczem do sukcesu prowadzenia własnej firmy jest wiedza. Wdrożenie systemu i korzystanie z funkcjonalności CRM musi być poprzedzone dokładną analizą własnej firmy, która pozwoli na instalację oprogramowania przynoszącego sukces sprzedaży oraz funkcjonowania przedsiębiorstwa. Trzeba odpowiedzieć sobie na pytania o klienta i budowane z nim relację, gdzie bardzo ważny jest sposób komunikacji z kontrahentami oraz wykorzystywanie potencjału współczesnych technologii komunikacyjnych.
Kluczowe w firmie jest stworzenie bazy danych gromadzącej ważne informacje na temat klienta oraz wyznaczenie konsumentów kluczowych dla działalności firmy. Analizie muszą podlegać procesy sprzedażowe oraz wszystkie dane z nimi związane, które służą do tworzenia nowych strategii. System CRM to narzędzie, które integruje wszystkie procesy w firmie, usprawnia zarządzanie, marketing i sprzedaż, a co za tym idzie, buduje trwałe relacje z klientem. CRM to także analiza każdego z procesów oraz zachowań klientów, która pozwala na projektowanie oferty pod konsumenta, a co za tym idzie prognozowanie i wyprzedzanie trendów sprzedażowych. Oprogramowanie CRM to prawdziwy klucz do sukcesu.
Ile kosztuje funkcjonalny system CRM?
Ze względu na modułową budowę systemu CRM oraz możliwość doboru opcji pod wymagania klienta koszt systemu CRM może być zróżnicowany. Prosty CRM wyposażony w podstawowe funkcje nie będzie generował wysokich kosztów. Cena za system CRM może być również zależna od możliwości budżetowych firmy planującej jego wdrożenie. Program CRM dla małej firmy też nie powinien bardzo obciążać inwestora. Najprostszym sposobem jest konsultacja u dostawcy systemu CRM lub skorzystanie z darmowej wersji DEMO, jaką oferuje firma KiM Group. Produkt GoNet CRM dostarczany przez KiM Group można uzyskać poprzez wypełnienie prostego formularza dostępnego na stronie dostawcy. Wersja DEMO GoNet CRM pozwoli przekonać się jak cenne są te rozwiązania.
