Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga określenia sobie jasno sprecyzowanych celów, a następnie dążenia do skuteczniej ich realizacji. W sytuacji, gdy profil firmy zakłada w dużej mierze pracę biurową, wówczas Excel jest w pełni wystarczający – to program, który przy prowadzeniu prostych baz danych może skutecznie organizować codzienną pracę.
Zdecydowanie inaczej przedstawia się sytuacja, kiedy firma ukierunkowana jest na sprzedaż czy produkcję, kiedy złożoność struktury działań przekracza znacznie możliwość Excela. Wielopoziomowość zadań, duże bazy danych, zestawienia, to wszystko można przechowywać w jednym miejscu i skutecznie zarządzać tymi informacjami.
Każdy lead może mieć indywidualny profil z przypisanymi do niego aktywnościami, szczegółowość raportów oraz ich automatyczne generowanie na bieżąco – to i wiele innych funkcjonalności znacznie ułatwia pracę i wprowadza firmę na wyższy poziom obsługi klienta.
Excel jako system CRM – czy to możliwe?
CRM w Excelu? Czy możliwe jest, aby w firmie sporządzano jeszcze obliczenia, raporty, bazę klientów za pomocą Excela? Tak, jeszcze wiele przedsiębiorstw mniejszych, a nawet tych dużych graczy wspiera nim swoją działalność. Czy jest to dobre rozwiązanie? Na początku tak, kiedy firma jest jeszcze mało aktywna i dopiero buduje sieć partnerów biznesowych. Dzięki Excelowi można tworzyć wykresy, tabele, porównywać je i na ich podstawie wyciągać wnioski.
Dzięki narzędziu Microsoft Excel firma ma stały dostęp do bazy danych, może monitorować swoje finanse, zarządzać przychodami oraz wydatkami. Wszelkie obliczenia i informacje można udostępniać w chmurze, co pozwala na dzielenie się wiedzą z innymi współpracownikami.
Komunikacja staje się więc płynniejsza, a praca przyjemniejsza. Trzeba jednak uważać na bezpieczeństwo, kiedy zamieszcza się ważne dokumenty w wersji online, bez nadzorującej firmy.
Zalety stosowania Excela jako systemu CRM
Excel ma jednak swoje zalety i wiele osób docenia go za to, że jest logiczny i wielofunkcyjny. Za jego pomocą można sporządzać obliczenia i statystyki, tabele, bilanse, zestawienia finansowe, kosztorysy, listy płac, a także przechowywać dane, np. bazy klientów i inne informacje na temat prowadzonych działań w firmie.
Można tez współdzielić bazy danych z innymi pracownikami, także spoza danej firmy, co jest bardzo pomocne w pracy np. na odległość. Dużym ułatwieniem jest także powielanie istniejących już formuł w danym arkuszu. Dzięki temu można szybko robić obliczenia i dokonywać analizy danych.
Excel jest też estetyczny i przejrzysty, dlatego odczytywanie informacji nie jest problematyczne.
Przewaga oprogramowań CRM nad Excelem
Oprogramowanie Excel jest bardzo dobrym rozwiązaniem dla małych firm, zaczynających pozyskiwanie klientów.
Do zarządzania niewielkimi bazami danych i małą liczbą kontrahentów, arkusze kalkulacyjne wystarczają, ale w momencie wzrostu obrotów firmy i zwiększającej się liczby klientów biznesowych, Excel staje się niewystarczający.
Przy poszerzającej się bazie danych, aktualizacjach i nowych aktywnościach oraz przypisywaniu zadań do konkretnych osób, Excel zupełnie sobie nie radzi. Efektem pracy na arkuszach są często powielane wersje tego samego pliku, co rodzi chaos i dezinformację. Nie ma też mowy o zarządzaniu uprawnieniami, co w systemie CRM działa idealnie – można tam dzielić uprawnienia między pracowników, bez potrzeby podziału bazy na mniejsze części.
Dlaczego warto przenieść się z Excela do systemu CRM?
Jeśli masz już sporą bazę kontaktów i liczysz na rozwój firmy w najbliższej przyszłości, warto przejść z Microsoft Excel na CRM dla firm. Dostaniesz znacznie więcej rozwiązań, funkcjonalności, intuicyjny interfejs i pełne bezpieczeństwo prowadzenia sprzedaży oraz nawiązywania relacji biznesowych.
CRM to także szerokie możliwości modyfikacji systemu pod swoje potrzeby i zakres działania firmy.
CRM dla firm tworzy przyjazne miejsce pracy dla wszystkich pracowników i współpracowników spoza firmy. Dopasowuje się do zmian, ciągłych aktualizacji, tworzą szczegółowe raporty i sprawozdania ze sprzedaży. Najważniejsza cechą CRM dla firm jest możliwość umieszczenia wszystkich danych jednym miejscu i możliwość współdzielenia ich ze współpracownikami. Po przejściu z Excela, system CRM miło cię zaskoczy, otwierając szereg niespotykanych dotąd możliwości.
System CRM skrojony na miarę
Decydując się na wdrożenie systemu CRM dla firm musisz wiedzieć, że sam program nie zrobi za ciebie wszystkiego. Trzeba go przede wszystkim idealnie dopasować do profilu firmy i zakresu działań. Przed zakupem koniecznie wyznacz sobie cele, jakie chcesz osiągnąć za jego pomocą, wybierając odpowiednie funkcje z wielu dostępnych możliwości. Nie wszystko jest potrzebne, ale niektóre rozszerzenia są wręcz niezbędne.
System CRM dla firm musi być intuicyjny, prosty w obsłudze, dopasowany do potrzeb wszystkich współpracowników. Dla jednego przedsiębiorcy najlepszym wyborem będzie CRM na abonament, czyli uniwersalny program, a dla drugiego mocno zmodyfikowany. Zastanów się więc, czego szukasz i jakie rozwiązanie spełni twoje oczekiwania optymalnie.
Jaki CRM może pomóc Twojej firmie?
CRM dla firm może znacząco wpłynąć na rozwój przedsiębiorstwa – wzrost, poszerzenie bazy kontaktów, wydajności pracowników i zadowolenie z pracy. Zwiększy się tez dostępność informacji wpływającej na podejmowanie kluczowych decyzji. Kwestia marketingu, wyrażona w budowaniu coraz lepszych ofert dla danej grupy klientów, także ulegnie znacznej poprawie.
Intuicyjność, szczegółowość i wielofunkcyjność – na takim fundamencie zbudowany jest CRM dla firm. Warto spróbować i przejść na wyższy szczebel rozwoju biznesu.